L’Armoire des marchés est un produit de GED qui répond à deux objectifs pour votre collectivité :
- Doter votre service des marchés d’un outil structurant qui sécurise vos documents et procure un gain de temps
- Faciliter la collaboration avec les autres services de la collectivité, notamment par la recherche et la mise à disposition facilitées des pièces
C’est un produit pré-configuré, destiné aux administrations et collectivités, réalisé sur la base du logiciel de GED Noesys.
Un outil structurant
Confrontés à des flux documentaires très importants, les services des marchés ont en premier lieu le souhait de centraliser et organiser les nombreux documents associés aux consultations.
Dans l’Armoire des Marchés, chaque appel d’offre est clairement identifié et chaque pièce est rangée de façon à en optimiser l’exploitation et l’archivage ultérieurs.
Au niveau de la dématérialisation, un système de séparateurs permet de procéder à une numérisation en masse de façon extrêmement simplifiée, même pour des flux de documents composés de plusieurs milliers de pages.
Une passerelle logicielle entre votre plateforme de gestion des appels d’offres et l’armoire des marchés peut être mise en place pour limiter la saisie des descripteurs de pièces et éviter les ressaisies.
Des exports sont disponibles dans l’application et permettent d’exploiter les informations descriptives de façon ouverte, à des fins statistiques par exemple.
Un outil collaboratif
Le point d’entrée de l’armoire des marchés est un portail ergonomique qui donne accès à trois types de recherche : sur les champs descripteurs, en plein texte sur les pièces constitutives ou par classification sous forme arborescente.
L’armoire des marchés évite ainsi la transmission papier des documents et participe à votre stratégie de développement durable.
La classification, définie par défaut mais personnalisable à tout instant par chacun des utilisateurs, permet de naviguer dans les dossiers et dans les pièces en combinant une ou plusieurs valeurs de recherche. Vous pouvez, par exemple, consulter toutes les pièces relatives à une commune, un type de prestation et des périodes de notification. Chaque critère peut être spécifié de façon interactive, sans aucune connaissance informatique. Vos propres classifications peuvent être mémorisées dans votre profil d’utilisateur.
Au niveau des résultats, chaque type de pièce est identifié par une couleur différente à l’affichage, afin d’en faciliter le repérage.
L’armoire des marchés simplifie également la gestion des rappels à l’aide des dates renseignées au niveau du marché (notification, pré-alerte, fin de marché). Ces dates agissent automatiquement sur le classement du marché et de ses pièces, et permettent aux agents d’engager les actions nécessaires.
Un système de notification renseigne de façon régulière les utilisateurs de tout changement opéré sur les documents ou les dossiers.
Un référentiel des types de pièce simplifie le travail de classification et agit quant à lui de façon automatique sur les droits associés aux documents, en fonction des paramètres que vous avez choisis : CCAP, CCTP, publicité, avenant, etc.
Enfin, en tant qu’outil Web partagé, l’armoire des marchés facilite la communication des pièces aux agents de la collectivité, quelle que soit leur localisation, tout en garantissant le respect des droits définis.
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L’Armoire des marchés est le premier produit de la suite d’outils métiers construit sur le produit Noesys. Découvrez également la gestion des dossiers RH et la gestion des factures.