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L’Armoire RH est un produit de GED qui a pour objectifs :

-          De normaliser et optimiser la classification de vos documents RH

-          de suivre l’évolution et la traçabilité de l’ensemble de vos dossiers et pièces RH au fil du temps, en fonction des contraintes légales et de votre politique d’archivage

C’est un produit préconfiguré, destiné aux administrations et collectivités, réalisé sur la base du logiciel de GED Noesys.

Un outil structurant

L’Armoire RH est alimentée par une chaine de dématérialisation et de traitement qui permet, dès la numérisation, de typer les documents grâce à des séparateurs. La chaine intégrée garantit un flux de numérisation continu qui peut prendre en charge des milliers de documents de façon extrêmement simple.

Pour accéder aux dossiers numérisés, le point d’entrée du produit est un portail ergonomique qui donne accès à trois types de recherche : sur les champs descripteurs, en plein texte sur les pièces constitutives ou par classification sous forme arborescente.

Plusieurs niveaux de classification sont proposés : par dossier, sous-dossier et pièce constitutive. Pour chaque dossier ou pièce, les nombreux champs descripteurs déterminent les possibilités de recherche. Par exemple : par service, par date d’entrée, par type de pièce ou de dossier, par nom, par localisation, etc.

La classification procure une grande facilité et une grande souplesse de recherche. L’Armoire RH ne se contente pas d’un point d’entrée par agent mais offre une approche par catégorie qui permet par exemple de rechercher tous les agents ayant postulé à un poste, tous les agents partis en retraite dans l’année, etc.

Une passerelle logicielle entre vos outils de gestion RH et l’Armoire RH peut être mise en place pour limiter la saisie des descripteurs de pièces et éviter les ressaisies. Un lien pérenne est établi pour passer aisément d’un système à l’autre, par exemple à partir du code établissement et du matricule.

La puissance de Noesys en matière de GED permet de rassembler un ou plusieurs documents numérisés pour constituer une pièce du dossier mais de néanmoins considérer la pièce comme un objet documentaire unique. Par exemple, une candidature peut être constituée d’un CV et d’une lettre de motivation.

En termes d’archivage, les champs considérés pour mettre en œuvre la conservation peuvent être de nature différente en fonction de la pièce. Il peut s’agit de la date de réception du courrier pour une candidature, de la date de naissance pour une évaluation, etc.

Un outil sécurisé

L’autre grande force du produit est d’hériter des capacités de Noesys en matière de gestion de la sécurité. Un thesaurus multi-référentiel intégré permet de définir le plan de classement du produit et les autorisations par défaut. Toutefois, des autorisations spécifiques peuvent être mises en place pour affiner la sécurité, pouvant aller jusqu’au document.

Découvez la famille d’applications Noesys

L’Armoire RH est le second produit de la suite d’outils métiers construit sur le produit Noesys. Découvrez également l’Armoire des Marchés et la gestion des factures.