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Chaine de dématérialisation et de traitement

Présentation et avantages

Présentation et avantages

Doc Factory est un outil de numérisation qui capture l’ensemble de vos flux documentaires et alimente votre système d’information et vos applications métiers.

DocFactory tire profit de toute l’expérience acquise par Archimed dans l’expertise documentaire et dans l’audit des processus et des coûts.

Grâce à DocFactory, vous accélérez la mise à disposition de vos documents. Vous fluidifiez les traitements pour vos bons de commandes, factures, courriers, notes de frais, etc. Le ROI est assuré par la diminution des coûts d’impression, de copie, d'acheminement, d’affranchissement, …

DocFactory est également la pierre angulaire de la conduite du changement vers le numérique. Il ouvre des perspectives de mise en place plus aisée des outils de gestion électronique de documents et initie vos utilisateurs aux processus de traitement dématérialisés.

Techniquement, DocFactory ne possède aucune adhérence aux constructeurs et préserve votre indépendance. C’est également un logiciel intelligent qui transforme vos documents à la volée grâce à une chaine de traitements automatiques : recadrage, analyse des champs, conversion de format, reconnaissance de caractères, etc.

DocFactory est enfin un outil qui responsabilise vos utilisateurs et qui les sensibilise au développement durable. C’est un levier de communication interne et externe.

Avantages de la solution

Dématérialisez tous vos flux documentaires
Une chaine professionnelle de traitements pour gagner en productivité
Sécurisez et pérennisez vos documents
Normalisez le stockage et l'archivage de vos fichiers

Avec DocFactory, vous centralisez la gestion de la numérisation

Doc Factory tire parti de vos copieurs multifonctions et de vos scanners.

Le produit peut traiter les flux de documents issus de matériels géographiquement répartis. Le logiciel centralise et contrôle les processus et les traitements liés à la numérisation.

DocFactory numérise tous les types de documents, quelle que soit leur provenance.

Un outil adapté à toutes les configurations

Doc Factory est capable de prendre en charge des flux importants de documents grâce à l’utilisation de plusieurs serveurs, en équilibrage de charge. Cette fonction garantit une tolérance aux pannes qui vous préserve des arrêts intempestifs.

Mais Doc Factory est surtout une solution simple à mettre en place et qui se déploie facilement dans tous les types de structures, quelles que soient leurs tailles.

Un outil proactif d’analyse et de contrôle en temps réel

Doc Factory va plus loin encore avec une fonction intégrée de monitoring. Véritable outil de surveillance et de supervision, elle offre la possibilité de mesurer l’activité en temps réel et d’être, par exemple, alerté en cas de dysfonctionnement.

En parallèle de cette fonction « à chaud », Doc Factory est également doté d’outils statistiques permettant d’analyser les données de manière rétrospective.

Adoptez une démarche qualité dans la numérisation

DocFactory réalise des traitements qui vous permettent de mettre en place une politique qualité : suppression des pages blanches inutiles (verso vide), redressement d'image, interprétation des codes barres 1D et 2D, normalisation en fonction de vos exigences (poids, format, compression), etc.

DocFactory peut réaliser des traitements en masse ou rétrospectifs sur votre existant.

Un module de conservation à valeur probante assure l'horodatage et le scellement afin que vos documents soient conservés dans les meilleures conditions.